総務役員

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総務役員って何?

本部役員の中で、PTAに関する事務的作業や雑務を行います。学校によって、存在しないところも多いです。
存在する学校では、書記や会計の作業も総務が担当することもあります。

通常、複数名の総務係がいるか、書記や会計と協力する場面も多くなります。
会計長や会計係は単独で存在することが多いですが、総務役員がいると書記を兼務することもあります。

総務役員のいない学校では、本部役員の書記や会計でその業務を分担します。

ラベンダー

cocoparisienne / Pixabay

総務役員の仕事って?

学校により、作業の内容と量がかなり異なる役ですが、一般的な会社の総務部が行っている仕事を行う部所です。

  • 書記の作業の一部もしくは全部を担当する。
  • 会計の作業の一部もしくは全部を担当する。
  • 書類のファイリング
  • 個人情報に関する書類の処理
  • PTA室の使用スケジュールの管理
  • 備品の補充

書記や会計との違いは?

学校によりますが、書記や会計と似た作業を行います。
書記や会計は学校全体やPTA全体に関する作業を担当しますが、総務役員はPTA内のみ、もしくは本部役員に関する作業のみを担当することが多いです。

特に、PTA室の使用スケジュールの管理は重要な仕事です。
PTA室(学校によっては他の呼び方をします)はPTAの本部役員、各委員会で使用する他、PTAのクラブ活動や学校行事などで使われることもあります。
そのため専用のカレンダーやスケジューラーでPTA室の使用を一括管理します。
どの日にどの委員会がPTA室を使用するか、また他の委員会と共同で使用するかなどの調整は重要です。

またPTAの備品は全ての委員会で共用するものが多いため、補充を一括して管理することが必要になります。
特にプリンターのインクやコピー用紙、文房具など、使用頻度の高いものの在庫チェックは重要です。

どうやって選ばれるの?

本部役員の中から選ばれます。
母親代表、副母親代表以外の人で、会計と書記と総務の役を分け合うことが多いです。
決め方は話し合いがほとんどです。

どういう人が向いているの?

書記と同じような要素が必要です。

  • 本部役員として役員の仕事ができること
  • 注意深く、書類の間違い探しできること
  • 細かい作業を忘れずにできること
  • 簡単なWordとExcelの操作ができるといいです

ただしWordやExcelの使い方は教わりながらでも大丈夫です。

任期は?

1年のことが多いですが、2年務めることもあります。

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