ファイルと書類

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書類が多い

役員・委員になるとやたらに紙の書類をもらいます

委員でも各委員会の作業やイベントごとに資料をもらったり、自宅で作成した資料を学校へ持ってきたりします。

本部役員になると、イベント1つに厚手のファイル1つという状態になることもあります。

PTAはまだまだデジタル化されていない部分が多いです。

ファイリング

PIX1861 / Pixabay

学校保管用のファイル

学校にも大きなファイルはありますが、これは学校においておく共有、保存用のものです。
議事録やイベントの資料などを保管しておくためのものです。

分類の仕方も各学校で決まっています。それに従って保管します。

個人用のファイル

個人持ちは自分で用意します。種類は自由です。他人のものと間違えなければいいです。

サイズはA4が入るもの。学校の書類はA4に統一されてきています
PTA とは関係なく、子供の持ち帰るお知らせや書類もA4サイズです。

ポケットタイプ

学級委員の頃はポケットタイプのファイルを用意していました。
通年の資料整理用に1つ、大きなイベントに1つ使いました。

リングファイル

本部役員になると、書類に2つの穴を開け、直接閉じるタイプのファイルになりました。
資料そのものが増えたこと、裏にも書かれている資料が増えたこと、資料を使用する回数が増えたことが理由です。

内容ごとに分けるため、インデックスも入れています。
メインはこの2穴ファイル、他に地域の会議や他校との会議など、書類の種類を限定したサブのファイルが2つあります。

大きなイベント用のファイルは担当分を持っていますが、担当者以外はメインのファイルで大丈夫です。
なるべくその日に必要なファイルだけ選んで持っていきますが、それでもかなり重いです。

このファイルは自分で使用しやすいものを用意します。

分類方法も自由です。日付ごとでもイベントごとでも、必要な書類がすぐに取り出せればなんでも構いません。

クリアファイル

一時的な分類、書類の持ち運び用などに使います。学校に常備してあるものを使っています。
使い終わったらまた戻しておきます。

もちろん、自分用を用意しても構いません。それは学校に戻す必要もありません。

大きな封筒

講演会などに出かける時には、学校の名前入り封筒を使っています。
封筒は「○○学校」と「○○学校 PTA」の2種類があります。どちらも学校にあります。

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